Các giải pháp tự động xác nhận chuyển khoản cho website TMĐT
Bạn có biết rằng thanh toán bằng chuyển khoản là phương thức phổ biến nhất trên các website ecom bán lẻ và doanh nghiệp kinh doanh mảng dịch vụ tại Việt Nam?
Theo báo cáo Digital payment users in Vietnam 2017 – 2025, cập nhật năm 2022 của Statista cho thấy, có 51,8 triệu người dùng thương mại kỹ thuật số tại Việt Nam vào năm 2021. Đến năm 2025, Statista ước tính số lượng người dùng trong phân khúc này sẽ tăng lên 70,9 triệu. Số lượng người dùng thanh toán qua POS di động cùng lúc sẽ tăng từ 28,6 triệu lên khoảng 34,6 triệu.
Tuy nhiên, quá trình xử lý đơn hàng thường tốn nhiều thời gian do phải làm thủ công. Bạn phải kiểm tra xem khách hàng đã chuyển tiền hay chưa, cập nhật trạng thái đơn hàng, gửi thông báo cho khách hàng và nhân viên… Đây là những công việc lặp đi lặp lại, mất thời gian và dễ gây sai sót.
Vậy có cách nào để tự động hóa quy trình xác nhận chuyển khoản, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, tăng hiệu quả kinh doanh không? Câu trả lời là có, và bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn 3 giải pháp thường gặp để giải quyết vấn đề này.
Chúng ta hãy cùng xem một ví dụ minh họa để dễ hiểu hơn như sau:
- B là bên bán (là một website ecom bán lẻ) sử dụng nền tảng Woocommerce, Haravan, Sapo,…
- M là bên mua, là một khách hàng muốn mua hàng trên website của B
- Hình thức thanh toán là chuyển khoản
Quy trình thanh toán bằng chuyển khoản thường diễn ra như sau:
- M đặt hàng trên website của B, chọn hình thức thanh toán là chuyển khoản.
- B gửi thông tin số tài khoản, số tiền và nội dung chuyển khoản cho M
- M mở ứng dụng ngân hàng trên điện thoại, quét mã QR hoặc nhập thông tin chuyển khoản theo cú pháp của B, bấm xác nhận OTP để hoàn tất giao dịch.
- B nhận được thông báo SMS hoặc email từ ngân hàng về giao dịch thành công, kiểm tra số tiền và nội dung chuyển khoản, tìm đúng đơn hàng của M trên trang quản trị, cập nhật trạng thái đơn hàng là “đã thanh toán”, gửi thông báo cho M và nhân viên để xử lý đơn hàng.
Bạn có thấy quy trình này khá phức tạp và mất thời gian không? Người bán phải làm nhiều bước thủ công, dễ bị nhầm lẫn hoặc quên mất. Người mua cũng phải nhập nhiều thông tin, dễ bị sai hoặc bỏ sót. Nếu có nhiều đơn hàng cùng lúc, việc xử lý sẽ càng khó khăn hơn.
3 giải pháp tự động hóa xác nhận chuyển khoản
May mắn thay, đã có những giải pháp giúp bạn tự động hóa quy trình xác nhận chuyển khoản, giảm thiểu công việc thủ công, tăng tốc độ và chính xác. Điểm chung của những giải pháp này là đều dùng chuẩn VietQR để sinh mã QR động mà gần như tất cả app ngân hàng Việt Nam đều nhận diện được.
Tuy nhiên, không phải ai cũng biết có bao nhiêu loại giải pháp các bên đang làm, ưu nhược điểm của từng loại và những bài toán thực tế hay ho nào được giải từ đây nữa. Dưới đây là 3 loại giải pháp thường gặp mà bạn nên biết:
1. Dùng tài khoản Internet Banking để xử lý
Giải pháp này dựa trên việc sử dụng tài khoản Internet Banking của người bán để truy cập và quét thông tin giao dịch, sau đó tự động liên kết với hệ thống quản lý đơn hàng.
Cụ thể, quy trình như sau:
- Người dùng cung cấp username và password của tài khoản Internet Banking cho một bên cung cấp giải pháp (ví dụ: PayME, VNPay…)
- Hệ thống truy cập tài khoản định kỳ để quét thông tin giao dịch.
- Khi có giao dịch mới, bên cung cấp giải pháp sẽ bóc tách nội dung chuyển khoản, so sánh với hệ thống quản lý đơn hàng, tìm đúng đơn hàng tương ứng và cập nhật trạng thái là “đã thanh toán”.
- Bên cung cấp giải pháp sẽ gửi thông báo qua SMS, email, app… để xác nhận giao dịch và đơn hàng
Ưu điểm của giải pháp này là đơn giản, chỉ cần có tài khoản Internet Banking là có thể sử dụng.
Nhược điểm là rủi ro bảo mật, vì phải cung cấp thông tin đăng nhập cho bên thứ ba, có thể bị lộ hoặc bị lạm dụng. Ngoài ra, một số ngân hàng cũng chặn truy cập từ bên thứ ba, khiến giải pháp này không hoạt động được.
2. Dùng SMS để xử lý
Giải pháp này dựa trên việc sử dụng SMS để nhận thông báo giao dịch từ ngân hàng, sau đó bóc tách nội dung SMS để xử lý.
Cụ thể, quy trình như sau:
- Người dùng cài đặt một ứng dụng trên điện thoại Android hoặc máy Raspberry Pi để cắm sim vào, kết nối với Internet và hệ thống quản lý đơn hàng.
- Đăng ký nhận thông báo SMS từ ngân hàng khi có giao dịch mới
- Khi có giao dịch mới, ngân hàng sẽ gửi SMS cho người dùng, ứng dụng sẽ nhận và bóc tách nội dung SMS, so sánh với hệ thống quản lý đơn hàng
- Khi tìm được đơn hàng tương ứng, ứng dụng sẽ cập nhật trạng thái là “đã thanh toán” và gửi thông báo qua SMS.
Ưu điểm của giải pháp này là phổ biến, hầu hết ngân hàng đều hỗ trợ gửi SMS khi có giao dịch.
Nhược điểm là yêu cầu biết kĩ thuật để cài đặt ứng dụng, cắm sim và kết nối với hệ thống. Ngoài ra, thời gian có tin nhắn thường từ 15 đến 30 giây, tùy theo tài khoản ngân hàng.
3. Open API Banking
Giải pháp này dựa trên việc sử dụng tài khoản ảo (VA) để giao dịch thông qua API, sau đó tự động liên kết với hệ thống quản lý đơn hàng.
Cụ thể, quy trình như sau:
- Người dùng đăng ký sử dụng dịch vụ Open API Banking của ngân hàng.
- Ngân hàng sẽ cấp một tài khoản ảo (VA) có số tài khoản và mã QR riêng
- Người dùng sử dụng tài khoản ảo (VA) để nhận tiền từ khách hàng, thông qua API của ngân hàng.
- Khi có giao dịch mới, ngân hàng sẽ gửi thông tin giao dịch qua API, người bán sẽ tự bóc tách nội dung chuyển khoản, so sánh với hệ thống quản lý đơn hàng
- Khi tìm được đơn hàng tương ứng sẽ cập nhật trạng thái là “đã thanh toán” và gửi thông báo cho khách hàng.
Ưu điểm của giải pháp này là tối ưu nhất về tốc độ và bảo mật. Thời gian nhận được thông tin giao dịch chỉ mất 1 giây, và thông tin giao dịch được bảo mật từ chính ngân hàng.
Nhược điểm là chưa phổ biến, không phải ngân hàng nào cũng có dịch vụ Open API Banking, và có thể có điều kiện xét duyệt, ví dụ yêu cầu tài khoản phải có ít nhất 300 triệu đồng.
Tóm lại
Open API Banking là giải pháp tối ưu nhất, bạn có thể kết nối trực tiếp với ngân hàng của mình mà không cần qua bất kỳ trung gian nào. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và bảo mật thông tin cá nhân của bạn.
Tuy nhiên, không phải tất cả các ngân hàng đều hỗ trợ Open API Banking. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng SMS để thanh toán. SMS là một giải pháp phổ biến và rộng rãi, hầu như tất cả các ngân hàng đều hỗ trợ. Bạn chỉ cần lấy số điện thoại được cấp từ bên cung cấp giải pháp thanh toán, và đăng ký với ngân hàng của bạn để nhận thông báo biến động số dư. Bạn không cần phải lo lắng về việc setup, kĩ thuật hay delay khi sử dụng SMS. Bạn cũng không cần phải dùng một thiết bị Android riêng để nhận tin nhắn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tích hợp sẵn Bot thông báo lên Lark, Telegram… và webhook tùy chỉnh. Với các ngân hàng thì có bên cho tự đăng ký số nhận SMS online luôn, nhưng có bên phải ra quầy (ví dụ: Vietcombank).
Bạn có thể mua số điện thoại riêng của bạn, nhưng tốt nhất nên lấy số được cấp từ bên cung cấp giải pháp thanh toán. (không nhận OTP nhé). Một số ngân hàng cho phép bạn đăng ký tới 3 số điện thoại cho một tài khoản, nên bạn có thể dùng một số để chỉ nhận biến động số dư.
Áp dụng vào thực tế
Ở trên, mình đã giới thiệu cho các bạn 3 giải pháp thường gặp để tự động xác nhận chuyển khoản cho website ecom. Sau đây, mình sẽ nói về việc áp dụng chúng như thế nào, để mọi người hình dung các vấn đề có thể giải quyết trong thực tế rộng hơn, từ các tính năng ít được nhắc đến như:
- Webhook
- Bot bắn thông báo qua Lark, Telegram
- Chia Virtual Account cho từng chi nhánh
1. Áp dụng cho mảng dịch vụ hoặc B2B
Với các giải pháp tự động xác nhận chuyển khoản, bạn chỉ cần lập lệnh chuyển khoản. Khi có giao dịch mới, thông báo sẽ được bắn luôn vào group liên quan dự án đó (ví dụ qua Lark, Telegram…) Có thể dùng thêm webhook bắn vào nơi quản lý công nợ hợp đồng (đã được approve theo quy trình appoval setup trước đó)
Nhờ vậy, bạn sẽ biết luôn đã thanh toán bao nhiêu, ngày giờ nào, còn bao nhiêu cực kỳ minh bạch. Ban giám đốc cũng không phải nhớ và lằng nhằng, chỉ cần bấm vô đúng group có link report để xem tình hình thanh toán của từng đối tác.
2. Áp dụng cho chuỗi bán lẻ
Với chuỗi bán lẻ, có nhiều cửa hàng và mỗi cửa hàng có nhóm nhân sự riêng. Việc sử dụng giải pháp tự động xác nhận chuyển khoản và bắn thông tin, giúp quản lý doanh thu của từng cửa hàng một cách chính xác và nhanh chóng.
Khi có giao dịch thanh toán của khách hàng, thông báo nhận tiền vào sẽ được gửi đến Group nhân sự của chính cửa hàng đó, các cửa hàng khác sẽ không nhận được thông báo đó để tránh rối loạn thông tin.
Áp dụng Virtual Account để tạo ra nhiều số tài khoản dựa trên tài khoản gốc giúp dễ dàng lọc data và làm báo cáo nhanh.
Chỉ cần nhìn vào sẽ biết là thông báo này đến từ cửa hàng nào. Các thông tin về tiền ra và số dư tài khoản thì thường chỉ bắn cho group Kế Toán.
3. Áp dụng cho sự kiện, khóa học online
Áp dụng “tự động xác nhận chuyển khoản và bắn thông tin” để đơn giản hóa quy trình đăng ký và thanh toán cho người dùng. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể tạo ra một hệ thống tự động hóa từ đầu đến cuối.
Sau khi người dùng điền form đăng ký và thanh toán trên website hoặc ứng dụng của bạn, hệ thống sẽ xác nhận chuyển khoản và bắn webhook về hệ thống quản lý đơn (hoặc Sheet) cập nhật trạng thái. Từ đó, bạn có thể kết nối với n8n hoặc Make để thêm email của người đã thanh toán thành công vào Calendar Meeting room của sự kiện hoặc khóa học. Người dùng sẽ nhận được email xác nhận với link tham gia sự kiện hoặc khóa học.
Bạn cũng có thể dùng Chatbot để thông báo cho người dùng đã thanh toán thành công. Với cách này, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức, cũng như tăng trải nghiệm của người dùng.
Kết bài
Còn nhiều ứng dụng thực tế khác, tùy theo nhu cầu và mục tiêu của bạn, bạn có thể áp dụng các giải pháp này cho nhiều lĩnh vực khác nhau.
Theo dõi các kênh “Cường Hóa Website” trên các nền tảng khác:
📍 tiktok.com/@cuonghoawebsite
📍fb.com/groups/cuonghoawebsite
📍youtube.com/@cuonghoawebsite